Emilio Gude Por Emilio Gude Menéndez, abogado en Ceca Magán Abogados

La importancia de un buen software en una firma de abogados se entiende como vital hoy en día para una gestión eficaz del Despacho.

Las características que un buen software de gestión debería tener van a variar en función del tipo de Despacho. Evidentemente no son las mismas las necesidades de un despacho individual que las de uno colectivo con cuatro abogados. No tienen requisitos parecidos una pequeña firma que una mediana o una grande. Las diferencias se acentúan si la firma tiene varias sedes.

En el mercado existen todo tipo de programas de gestión de Despachos. Desde el proporcionado por el ICAM, por ejemplo, a otros no gratuitos de fácil manejo y muy completos. Por supuesto, existen herramientas muy poderosas para gestión de Despachos comercializados por las grandes casas de software. Cualquiera que haga una limitada búsqueda encontrará buenos programas standard que le cubrirán las necesidades básicas sin ningún problema.

En Ceca Magán optamos por desarrollar nuestro propio software. No estoy diciendo que esta sea la mejor opción, pero si la más apasionante puesto que se trata de trasladar todos los procedimientos internos de una firma a un programa para mejorarlos y automatizarlos. La ventaja y a la vez el reto de diseñar tu propio programa es que trasladas tu conocimiento como letrado, tu experiencia como abogado. Estoy convencido de que en el diseño de programas standard han intervenido profesionales expertos y de gran solvencia pero en un programa diseñado a medida puedes volcar todo lo que conoces de la profesión, todo aquello que hemos sufrido, solventado, trabajado, mejorado y pensado en mejorar, en herramientas que hacen que tu profesión sea más fácil en cuanto a todo aquello que no es el propio conocimiento de la ley.

Nosotros hemos desarrollado, como decía, nuestro propio software y para ello como requisito principal necesitas a unos programadores que te entiendan desde el primer momento. Que sepan entender todas aquellas necesidades que tenemos, todos aquellos problemas a los que nos enfrentamos los abogados para poder realizar nuestra labor. Es vital este entendimiento con los programadores. Deben ser lo suficientemente dúctiles para incorporar a su desarrollo todas aquellas funcionalidades que como Letrados sabemos necesarias o que mejorarán nuestro trabajo. A su vez, somos los abogados los que debemos abrir la mente y dejarnos guiar. Debemos entender qué es un programa y cómo funciona. Tendemos a creer que todo puede hacerse, y en realidad es así, todo puede hacerse, pero debemos tener en cuenta como una variación afectará no a una utilidad sino a todo el programa porque este debe ser integral. Debemos esforzarnos en entender a su vez a los programadores para que el desarrollo del programa encuentre el cauce adecuado.

El objetivo final para nosotros era un programa que nos permitiese de manera integral cubrir nuestras necesidades de gestión de expedientes, de relaciones con clientes, financiero contable y de documentación. Así se diseñó un programa que consta de cuatro módulos: Gestión de Expedientes, CRM, Gestor Financiero y Marco Documental, todos ellos perfectamente integrados de tal manera que en el momento que utilizas uno de ellos, queda perfectamente registrado en los otros módulos, actualizándose en tiempo real.

A mi entender, el software debe ser integral y debe tener las distintas aplicaciones que lo conforman debidamente conectadas para que toda la carga de información y utilidad de cada una quede perfectamente registrada en las otras aplicaciones en lo que les afecte. El hecho de que la información se trate de manera integral y aproveche a todas las aplicaciones permite que los informes que podamos manejar al respecto sean muy numerosos. Podemos medir cualquier índice de interés que creamos oportuno. Así, podemos trazar la trayectoria de cualquier criterio en el tiempo o ver en tiempo real que está sucediendo y aún más, proyectar cuales son los resultados aplicando la resultante del período que creamos oportuno explicar.

Ello nos permite tener una capacidad de información superior en mucho a la que aún podemos procesar. Pero también en eso estamos avanzado no sólo en la capacidad de información sino en la de procesar los resultados para que precisamente esos resultados sean más sencillos e interpretables.

Otra de las misiones del software es automatizar multitud de procesos administrativos que implicaban un amplio esfuerzo de personal en horas cuando mediante a un proceso interno del programa, ahora lo hacemos automáticamente. Es difícil que pasen más de dos semanas sin que detectemos la posibilidad de avanzar en alguna cuestión y que logremos la manera de que nuestros programadores la interpreten dentro del programa.

Próximamente iremos comentando más en detalle los valores concreto de un buen software, pero la idea principal a transmitir, en definitiva, es que hoy en día un buen software permite ser un mejor Despacho y ser un mejor Despacho, es ofrecer un mejor servicio al cliente.

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