Reconocidas legalmente en la Unión Europea desde 2014 por el Reglamento Europeo eIDAS, los diferentes tipos de firmas electrónicas han experimentando un verdadero auge en la actualidad, convirtiéndose en un elemento esencial para la transformación digital de cualquier negocio.

firma electrónica

Pero a pesar de sus ventajas y que cada vez más empresas ya hayan integrado esta herramienta digital en sus procesos de trabajo, entre las que se incluyen muchos despachos de abogados, aún algunos profesionales juristas dudan a la hora de abandonar el papel y pasar al entorno digital para acelerar sus procesos de firma. 

¡En este post les damos 5 argumentos clave para convencer a los indecisos!

  • El teletrabajo ya no será un problema 

El teletrabajo, que hasta hace muy poco se consideraba solo apto para empresas jóvenes o startups, ha experimentado su apogeo durante la crisis sanitaria que estamos viviendo. 

Muchos despachos y profesionales se han visto obligados a trabajar desde casa de la noche a la mañana, a pesar de que sus métodos de trabajo no eran adecuados. Pero, ¿cómo avanzar con la firma de documentos si los empleados de administración, los clientes y proveedores de servicios no tienen una impresora y escáner o si no pueden reunirse físicamente? 

La firma electrónica ha sido capaz de resolver este desafío, permitiendo a cualquier profesional mantener su actividad y recomendarle a sus clientes el uso de esta herramienta para cerrar cualquier tipo de contrato o documento (laboral, administrativo, comercial, societario, etc). 

De hecho, la firma electrónica permite firmar cualquier documento o contrato online de manera legal y segura, desde cualquier dispositivo (smarthphone, tablet, ordenador) con acceso a Internet.

  • No más tareas administrativas tediosas: el personal administrativo lo agradecerán

Imprimir contratos en varias copias, enviar por correo, escanear, archivar… ¡Eso era antes! Con la firma electrónica, se eliminan todas estas tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo. 

La implementación de herramientas digitales permite simplificar el trabajo diario de los empleados de administración mediante la automatización de muchas tareas. Podrán hacer su trabajo de manera más eficiente y concentrarse en tareas más valiosas. 

Este es un verdadero factor de satisfacción y motivación para estos últimos, que se sentirán más productivos, valorados y orgullosos de su trabajo. 

  • Mejorará la eficiencia de los procesos de gestión de contratos

La configuración de la firma electrónica no es solo una cuestión de adoptar una herramienta tecnológica, sino la oportunidad de repensar en profundidad los procesos de gestión de contratos. 

Se trata de crear flujos de trabajo nuevos, más eficientes y fluidos, con el objetivo de mejorar la productividad de los equipos y reducir los costos. Al integrar una solución de firma electrónica en el software habitual de un despacho (CRM, ERP, HRIS, etc.) se podrá optimizar los procesos y activar acciones automáticamente (archivado, facturación, preparación de pedidos, etc.). 

Al limitar las acciones manuales, se ahorra tiempo y se reduce significativamente el riesgo de errores.

  • Ciclos más rápidos y mejor experiencia: una ventaja competitiva para el despacho y para los clientes

Si alguien desea implementar la firma electrónica en sus procesos internos, sin duda notará el efecto positivo en sus cuentas. El uso de la firma electrónica permite cerrar la firma de la hoja de encargos en un abrir y cerrar de ojos, minimizando el tiempo necesario para concluir un acuerdo. 

Como bien se sabe la hoja de encargos constituye un documento fundamental para la reclamación de los honorarios en caso de impago. De ahí lo importante que es que el cliente pueda firmarloa en segundos, donde quiera que esté, eliminando retrasos innecesarios y recogiendo todas las cláusulas de interés para las partes. 

Además, al simplificar la experiencia de firma (posibilidad de firmar online sin restricciones), ayudará a mejorar la experiencia del cliente. Podrá cumplir con sus expectativas digitales al ofrecer un proceso de contratación 100% digital, fluido y sin interrupciones. Esto dará la imagen de un despacho moderno e innovador. 

Incluso, si se trata de un despacho mercantil podrá asesorar a sus clientes sobre cómo agilizar sus procesos societarios, inmobiliarios, laborales y comerciales gracias a la firma electrónica, y convertirse así en motor de la transformación digital, hecho que las empresas agradecen.

  • Menos papel, para un mejor respeto por el medio ambiente

¿A quién no le preocupa el medio ambiente y desea reducir el impacto ambiental en su negocio? Los abogados siempre son retratados rodeados de papeles, archivadores y grandes estanterías de libros. Eso es parte del pasado ya. 

Ahora la sociedad de la información permite informarse, comunicarse y trabajar sin montañas de papeles y la digitalización de los procesos de gestión de contratos es un paso clave hacia una política de «papel cero». 

De hecho, con la firma electrónica ya no es necesario imprimir los documentos para firmarlos. Esto representa un gran ahorro en papel, pero también permite reducir el transporte vinculado al envío de documentos y sus emisiones de CO2 asociadas. 

Signaturit, empresa de firma electrónica, ha calculado que el uso de su solución de firma electrónica por parte de sus clientes en los últimos 12 meses ha ahorrado 43 millones de páginas de papel A4, salvando casi 2,000 árboles. ¡Una economía lejos de ser insignificante!

¿Convencidos? Ya no hay excusas para no sumarse al cambio y seguir sin configurar la firma electrónica en un despacho de abogados o empresa. ¡Es la herramienta digital esencial de 2020, que permite combinar eficiencia, agilidad y seguridad!


Autora: Leyre Soto

Content Manager Spain de Signaturit. Abogada, comunicadora y especialista en Marketing digital para el sector Tech.

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