Hoy en día, todavía queda quien sigue empleando métodos de facturación manuales, un punto flaco en el sector de las finanzas que se está intentando corregir mediante la transformación digital de las empresas. Así, la factura digital está siendo cada vez más implementada en países como España, pero todavía hay quien no sabe cómo hacerlo de forma correcta, o no entiende las ventajas que ofrece realizar este proceso. Por eso, vamos a analizar un poco los beneficios que nos puede brindar una correcta transformación digital de la empresa en lo que a facturas se refiere. para ver mas click aqui.
Ventajas que ofrece digitalizar las facturas
Digitalizar las facturas implica la conversión de los documentos impresos en papel a un formato digital, preferiblemente mediante sistemas OCR inteligentes. Esto es algo muy fácil de lograr, dado que existen numerosas empresas dedicadas a brindar dicho servicio. También es fácil encontrar en línea diversos programas sencillos de usar, bastante accesibles a nivel económico y muy rápidas, con las que cualquier negocio podrá trabajar sin problemas para llevar a cabo la digitalización.
Las principales ventajas que nos va a proporcionar este proceso, pues, son las siguientes:
Ahorro de tiempo
La tarea de ordenar, archivar y buscar documentos suele ser una de las más tediosas dentro de cualquier organización, y supone una pérdida de tiempo que se traduce, a la larga, en una menor productividad. No obstante, el hecho de que las facturas hayan sido digitalizadas y se encuentren disponibles en la nube hace que esta gestión se vuelva mucho más ágil. Además, ofrece la oportunidad de buscar facturas concretas mediante algunos parámetros, como el nombre o la fecha.
Aporta más seguridad
El hecho de digitalizar las facturas y almacenarlas en la nube puede ofrecer una garantía de seguridad importante ante el peligro de que se puedan perder los documentos. El proceso de exportación de documentos, además, se simplifica enormemente si estos están disponibles en formato digital.
Necesita menos espacio
El hecho de contar con facturas en formato digital puede liberar de espacio físico a cualquier empresa, lo que, a la larga, se traducirá en un ahorro en los costos de almacenamiento. Otra ventaja adicional es que esto contribuirá a reducir el uso del papel, algo positivo para la preservación del medioambiente.
Evita el deterioro de los documentos
Una de las grandes desventajas que ofrece el almacenar cualquier tipo de documento en formato físico es que este se puede deteriorar con el paso del tiempo. Por cuestiones legales, las facturas son un tipo de documento que debe ser conservado, como mínimo, durante cuatro años. Ante eso, hay que tener en cuenta que la degradación del papel, de la propia tinta, o la acción de la humedad ambiental son factores que pueden volver totalmente ilegible al documento en cuestión. Las facturas digitales no se verán afectadas por dichos factores, por lo que no sufrirán este tipo de desgaste. Esto, por supuesto, aporta mucha más seguridad a cualquier negocio.
Aumenta la productividad
Aquellos empleados que hasta ahora se encargaban de la administración, creación y producción de documentos en papel pueden ser redirigidos a otras tareas, lo que puede brindar un verdadero valor añadido a la empresa.
Moderniza la imagen de la marca
El hecho de contar con una completa digitalización de la empresa ayuda a proyectar una imagen de compañía moderna y capacitada para adaptarse tanto a las nuevas tecnologías como a cualquier otro cambio que tenga que venir.
En conclusión, se puede afirmar que la digitalización de facturas ha llegado para quedarse, y que existen muchos motivos por los que dejar de lado el papel puede ser una solución interesante y beneficiosa para todo tipo de empresas. Y es que no solo ayuda a facilitar diversas tareas: es que, además, puede ahorrar dinero, aumentar la productividad, mejorar la imagen de la empresa y, por si fuera poco, ayuda a preservar el medioambiente. Por eso, sumarse a la transformación digital se ha vuelto imprescindible para cualquier negocio que no quiera quedar fuera de carrera.
