¿Cómo impulso la comunicación interna para tener una firma más competitiva?

Por Marc Gerico. Socio Director de G&GS Marketing Jurídico. Empresa de consultoría estratégica para despachos de abogados. 

En el seno de los despachos, como acción natural humana, existe siempre comunicación entre profesionales. Ya bien sea a la hora de comentar asuntos, de recibir el acompañamiento de los líderes de equipo, hasta pasando por las habladurías y rumores. Lo que debe buscar el despacho en todo momento es aprovechar esa acción humana para impulsar los objetivos corporativos de la organización. La comunicación interna no debe ser lanzada como moneda al río; más bien como boomerang que retorna… con poderosa información. Además, debe fijar unos públicos y adaptar los mensajes a ellos. Hablemos de los 3 tipos de dirección de mensajes en la comunicación más habituales en un despacho profesional:

1. Comunicación descendente: De la dirección a los profesionales.

Siempre he defendido el liderazgo proactivo, y por ende, la comunicación descendente no debe alinearse con una comunicación autoritaria. En estos casos, se busca un feedback del profesional. La firma debe buscar ese mensaje de retorno, envolviendo al empleado entre las aguas de la cultura del despacho.

Pongamos un ejemplo: Cuando en un proyecto con un cliente, hemos tenido que diseñar un Plan Estratégico de Comunicación, cuando llegamos a la parte del Plan de Redes Sociales, hemos tenido que seguir una serie de pasos para involucrar al personal. Además, nos hemos tenido que preguntar: ¿Cómo estamos tratando la comunicación descendente en el despacho?

• Paso 1: Envío de noticias actualizadas sobre las redes sociales a los profesionales. Cada día, las redes sociales salen en los medios. Mayoritariamente, las noticias salen a la luz antes en Twitter, que en la prensa. Además, como elemento de comunicación en los despachos y en las empresas, es más que evidente la enorme influencia que tienen ya… y va increscendo. De este modo, estaremos mandando este mensaje a los profesionales: ‘Te informo de lo que está sucediendo’.

• Paso 2: Mandar una encuesta a cada profesional. ¿Qué te parece el uso de las redes sociales en el despacho? Vamos a involucrar más, todavía si cabe. Ahora el mensaje es más directo: ‘Te tengo en cuenta. Me importas’.

• Paso 3: Preparación de una formación sobre las redes seleccionadas. Hay que enseñar el buen uso que se puede dar en las mismas, y el beneficio para ellos, y para el despacho de dichas herramientas.  Las más adecuadas: ‘Invierto en ti’.

• Paso 4: Creación de cuenta de los socios en las redes sociales y primeras interacciones: ‘Te muestro cómo lo hago’

• Paso 5: Creación de perfil de los profesionales, de forma voluntaria: ‘¿Me acompañas?’

 Todo ello es comunicación descendiente. No puede imponerse de un día para el otro. Como todo proyecto, lleva un proceso que debe hacerse paulatinamente y el objetivo es la implicación del 100% de los profesionales.

2. Comunicación ascendente: De los profesionales hacia la dirección.

 Un despacho moderno, que base su cultura corporativa en la calidad de servicio, está obligado a tener evaluaciones de 360º e incluso de 450º (implicando al cliente). Esta actitud que adopta la firma tiene grandes beneficios y es muy útil en muchos aspectos. Uno de ellos es averiguar si nuestro profesional está aprendiendo lo suficiente en las operaciones que está llevando. Que nuestros profesionales se sientan útiles y que aprendan en cada uno de los asuntos que lleguen es un factor crítico para que no se nos escape talento de forma indeseada.

Nos encontramos en muchos casos, que la falta de delegación que existe en los despachos, hace que las futuras promesas lleven casos poco atractivos para ellos. La implantación de un sistema que estimule la comunicación ascendente hará relucir la información de cómo gestiona y delega cada líder de departamento los asuntos entre sus profesionales. Muchas veces los despachos no mejoran porque los socios no reciben esas críticas constructivas, que se pueden aportar desde otras perspectivas.

Para finalizar, vamos a decir que otro día hablaremos de otros tipos de comunicación organizacional muy importantes como la comunicación horizontal (entre profesionales de un mismo nivel jerárquico: secretarias entre sí, asociados entre sí, socios entre sí…) y la comunicación en diagonal (entre profesionales de diferentes departamentos que se cruzan). No podemos desaprovechar ninguna oportunidad para mejorar. Debemos prestar siempre la suficiente atención que nos permita escuchar las opiniones de nuestros profesionales y saber aprovecharlo.

La comunicación interna no debe ser lanzada como moneda al río; más bien como boomerang que retorna con poderosa información. ¿Y su despacho? ¿Cómo la usa?