Con la llegada del cuarto trimestre (Q4), las asesorías afrontan uno de los periodos de mayor presión del año. Las festividades de Navidad y los inicios de año aprietan un calendario fiscal que no da tregua. Sin embargo, los principales cuellos de botella no se deben necesariamente a un incremento del volumen de documentación, sino a un modelo de trabajo todavía muy condicionado por la recepción tardía de información, los formatos no estructurados y la necesidad de reclamar documentación a los clientes.
Según los datos de la plataforma de contabilidad colaborativa Easor, el proceso que más tiempo hace perder a las asesorías es precisamente solicitar en repetidas ocasiones al cliente facturas o explicaciones sobre cobros y pagos. Una dinámica que obliga a interrumpir tareas, cambiar constantemente de contexto y dedicar horas de profesionales cualificados a localizar y ordenar información antes incluso de poder empezar a trabajar con ella.
Para Anxo Barreiro, Country Director de Easor en España, estos picos de trabajo ponen de manifiesto un problema más profundo: “El Q4 hace especialmente visible una situación que en realidad se produce durante todo el año. El problema no es únicamente que una factura llegue en el último momento, sino seguir trabajando con un modelo basado en perseguir información, ordenarla y procesarla manualmente. Cuando ese flujo se digitaliza y se estructura desde el origen, cambia la forma de trabajar de la asesoría y también la relación que mantiene con sus clientes”.
Q4, el síntoma de un modelo de trabajo todavía poco estructurado
En aquellas asesorías que no cuentan con procesos estandarizados ni herramientas de automatización de procesos, más del 50% de la documentación correspondiente al trimestre se recibe en las últimas 2 semanas o fuera de los plazos recomendados, provocando picos de trabajo impensables en cualquier otro sector empresarial.
A esta acumulación de última hora se suma el problema de los formatos. Buena parte de las pequeñas empresas que contratan una asesoría no cuenta con un sistema digital, para estructurar y compartir su información. Por este motivo, salvo que la asesoría disponga de una herramienta de contabilidad colaborativa compartida con sus clientes, más del 90% de la documentación llega en formatos no estructurados, como papel, fotografías, archivos PDF u hojas de Excel.
Esto obliga a los equipos a dedicar una parte significativa de su tiempo a recopilar, ordenar, interpretar y contabilizar manualmente información, en lugar de destinarlo a tareas de mayor valor para el cliente.
De ahorrar el 80% del tiempo operativo a transformar la capacidad de la asesoría
La digitalización de estos procesos permite ir más allá de agilizar el trabajo administrativo. El uso de esta plataforma reduce actualmente en más de un 80% el tiempo dedicado al principal cuello de botella de las asesorías en sus procesos operativos. De este modo, las asesorías pueden aumentar su capacidad sin que el crecimiento dependa exclusivamente de ampliar su equipo, reduciendo tareas manuales para dedicar una mayor parte del tiempo de sus profesionales al asesoramiento, el análisis y el acompañamiento de sus clientes.
La regulación como oportunidad para acelerar la transformación
Por otro lado, respecto a la adaptación a las nuevas obligaciones de facturación y al sistema Verifactu, EASOR detecta una mayor tranquilidad entre sus clientes, aunque muchas empresas permanecen a la expectativa de cómo evolucionará el calendario regulatorio. La plataforma está preparada para facilitar la adaptación a estas obligaciones de forma sencilla y, dependiendo del tamaño y características de la empresa, permitir que esté preparada para cumplir con sus obligaciones de facturación en menos de cinco minutos.
Sin embargo, para Easor, el verdadero reto para empresas y asesorías no consiste únicamente en adaptarse a una nueva normativa.
«La digitalización financiera ya está llegando a las empresas y la regulación va a acelerar todavía más ese proceso. La cuestión es si lo aprovechamos simplemente para cumplir una obligación o para construir asesorías y empresas más eficientes, competitivas y preparadas para crecer. Cumplir con la normativa tiene que ser sencillo; el verdadero potencial está en todo lo que transformar con ello«, explica Anxo Barreiro, Country Director de Easor en España.
