Por Eva María Ortiz Tovar, jefa del área de Seguridad y Calidad de la Subdirección General de Nuevas Tecnologías de la Justicia.

El pasado mes de Enero, los días 13 y 14, tuvo lugar la segunda convocatoria del Foro de Justicia y Tecnología que organiza el Ministerio de Justicia. En esta ocasión, la temática del mismo no podía ser de más actualidad: El Expediente Judicial Electrónico.

La incorporación de las nuevas tecnologías (NNTT) ha supuesto un avance significativo en la prestación de servicios en todos los ámbitos.

En la Administración de Justicia, las NNTT se han ido haciendo un espacio cada vez más evidente y necesario, que ha supuesto mejoras evidentes y nuevas perspectivas de prestación de servicios que aportan la eficacia, eficiencia, productividad y calidad, en los mismos.

La idea de la oficina sin papeles es el horizonte que se plantea cuando se habla de la Administración electrónica. En el ámbito de la Administración de Justicia, esta imagen si cabe toma más relevancia por el impacto que tendría en los Juzgados y Tribunales.

El planteamiento de la Oficina Judicial sin papeles supone un objetivo necesario y prioritario para la prestación de servicios judiciales eficaces, eficientes y de calidad. La definición y puesta en marcha del Expediente Judicial Electrónico es el punto de partida, junto con las medidas organizativas que están en curso (NOJ) para la Modernización de la Justicia.

FORO JUSTICIA-TIC. OBJETIVOS DE LAS JORNADAS

El Foro de buenas prácticas sobre Tecnología y Justicia se encuadra en el EJE4 del Plan de Modernización 2009-2012 del Ministerio de Justicia, de la siguiente manera:

“En todas las áreas de gestión pública confluyen diversos profesionales, ya sean públicos o privados, con intereses y objetivos comunes. Estos diferentes colectivos disponen por lo general de pocos lugares de encuentro donde compartir experiencias de modo regular y trabajar en red. El objetivo de esta actuación es generar precisamente esos espacios, con el objeto de promover la diseminación de experiencias innovadoras en el campo de la modernización tecnológica de la justicia.

Por tanto, el Ministerio creará un foro de buenas prácticas sobre justicia y tecnología, con la vocación de que se convierta en un evento de referencia obligada para el sector y que contribuya intensamente a la colegiación de esfuerzos a través del diálogo, la transparencia y la socialización de avances, iniciativas, nuevos productos y proyectos.”

El Foro de Justicia y Tecnología se materializa así en unas jornadas organizadas por el Ministerio de Justicia que pretenden ser el punto de partida y marco de referencia y participación en relación a Buenas Prácticas sobre Tecnología y Justicia.

El Ministerio de Justicia se plantea este foro con la vocación de que se convierta en un evento de referencia obligada del sector y que contribuya intensamente a la colegiación de esfuerzo a través del diálogo, la transparencia y la socialización de avances, iniciativas, nuevos productos, proyectos, etc.

En 2009, el 10 de diciembre, el foro se organizó en torno a la firma del Convenio EJIS (Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad) como punto de encuentro en este sentido.

En 2011 el foro de buenas prácticas sobre Tecnología y Justicia se hace eco de la importancia sustantiva que está tomando la aplicación de las nuevas tecnologías en el terreno de los expediente administrativos, en concreto en la digitalización de documentos y su posterior tratamiento informatizado, en este caso en el marco de la Administración Judicial, se plantea así: EL EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO.

Los objetivos que se plantearon a la hora de organizar las jornadas se centraron en:

– Difundir las actuaciones del Ministerio de Justicia en cuanto al Expediente Electrónico Judicial, así como de las demás instituciones en el ámbito de la Administración de Justicia, es decir, Consejo General del Poder Judicial, Fiscalía General del Estado y Comunidades Autónomas con competencias transferidas.

– Compartir iniciativas y proyectos similares que se están desarrollando en el ámbito de las Administraciones Públicas, a nivel Ministerial y demás Organismos Públicos de referencia.

– Establecer un marco tecnológico de desarrollo a partir de la información que las Empresas del Sector puedan ofrecer en el en proyecto de digitalización de documentación y gestión electrónica de la misma.

Pero, ¿qué supone el Expediente Judicial Electrónico?. Supone una serie de cuestiones técnicas y organizativas de gran calado:

– Digitalización de la información disponible: expedientes judiciales y registros.

– Definición del expediente electrónico judicial que incorpore todas la información judicial para su consulta y acceso desde cualquier lugar que la requiera y que permita eliminar las distancias físicas y temporales.

– Clasificación y catalogación de la información para que el acceso y consulta sea adecuado.

– Automatización de la gestión procesal. Incorporación del punto de vista de BPM (Business Process Management).

-Incorporación de la firma electrónica para garantizar la seguridad de todo el proceso.

– Gestión del cambio. Aspectos organizativos y de formación para garantizar el paso de un entorno tradicional, a la Administración Judicial electrónica.

Todos estos aspectos, coordinados y de llevados a la práctica de forma conjunta suponen un reto y una necesidad a acometer como parte fundamental de la Modernización de la Justicia.

LA ORGANIZACIÓN Y EL PROGRAMA

Cabe destacar que la inauguración de las jornadas contó con el Fiscal General del Estado, del Vicepresidente del CGPJ y el Ministro de Justicia, todos ellos resaltando en sus discursos la importancia del compromiso y colegiación de esfuerzos por parte de todas las Instituciones al servicio de la Administración de Justicia, y la evidente necesidad de estar en línea con las nuevas tecnologías.

La organización en esta ocasión eligió la Casa de América (Plza. Cibeles, 2, Madrid) como espacio para el desarrollo de las jornadas, y el formato de programa se planteó sobre la idea de mesas de trabajo que giraban alrededor de la siguiente temática:

LA PARTICIPACIÓN

Los participantes, por lo tanto han sido en esta ocasión:

Ministerio de Justicia y todos los demás actores en el ámbito de la Justicia: CGPJ, CCAA, FGE y Otros organismos y representantes de los profesionales de la Justicia.

Ministerios y Comunidades Autónomas que deseen compartir su experiencia en el desarrollo de proyectos tecnológicos en el ámbito de las Administraciones Públicas.

Empresas Públicas y Privadas del sector con experiencia y proyectos tecnológicos de referencia, y colaboradoras con el Ministerio de Justicia en los proyectos relacionados con el desarrollo del expediente judicial electrónico.

Todas las mesas fueron el reflejo de las actuaciones que se están llevando a cabo en relación a la modernización de la justicia, y de todas las iniciativas y proyectos que ya están en marcha sobre esa línea. Por otro lado, se sube cada vez un poco más el listón en cuanto a proyectos tecnológicamente avanzados, en ocasiones la Justicia está siendo referencia en cuestiones muy complejas desde este punto de vista

El éxito de las jornadas ha superado las expectativas de la organización, con una participación de más de 300 asistentes, además de 6 moderadores y 32 ponentes, representación de la Administración Pública, Administración de Justicia y Empresas públicas y privadas.

Es importante comentar la novedad del formato que se adoptó en el foro para su difusión y seguimiento, al permitir conocer en tiempo real, a través de canales como Tweeter, Facebook, Web del Ministerio de Justicia, todos los titulares principales del mismo… y ahora a través de la publicación Newsletter… una cobertura completa del mundo de la Comunicación 2.0.

Sin lugar a dudas, la idea de una Justicia Tecnológicamente Avanzada está dejando de ser una frase en el contexto de un Plan de Modernización en papel, para ser una realidad.