Isabel Casas“Todos los abogados en ejercicio hacen gestión documental. Crean y utilizan documentos de manera intensiva, y los custodian con celo. Para estos profesionales, la correcta gestión de los documentos no sólo supone eficacia en la atención al cliente y prevención de riesgos, sino que es parte del cumplimiento legal y ético que exige la profesión”.

Con estas palabras empieza el prólogo del libro ‘Gestión documental para abogados’, publicado recientemente por la editorial Tirant Lo Blanch y escrito por Isabel Casas Domínguez, directora del Área de Gestión del Conocimiento de J&A Garrigues. Con un objetivo ambicioso, el de abarcar no sólo el mercado español sino también el latinoamericano.

En esta entrevista Casas nos cuenta cómo han impactado las tecnologías de la información a la práctica jurídica, cómo debería implantarse un buen sistema de gestión documental y qué asignaturas tenemos todavía pendientes, como el archivo correcto del correo electrónico.

Ha escrito el primer libro en español sobre gestión documental para abogados. ¿Cómo definiría la gestión documental?

Conceptualmente es un tema bastante sencillo. La gestión documental se ocupa, simplemente, de ordenar, custodiar y clasificar la documentación con la que trabaja un despacho de abogados, o un despacho unipersonal. Se refiere tanto a los documentos que genera como a los documentos que le proporciona el cliente para poder realizar su trabajo. Se incluyen además otros documentos resultantes de la pura gestión del despacho, como pueden ser las facturas o los informes de gestión interna. Y si hay empleados, toda la documentación en relación a los contratos de los mismos, contratos que tenga el mismo abogado o el mismo despacho – desde el alquiler de la oficina donde trabaja, a cualquier otra cosa -.

El objetivo de la gestión documental es gestionar adecuadamente toda la información, guardar lo que hay que guardar y destruir adecuadamente lo que ya no tiene valor. Para eso hay una metodología basada en una serie de herramientas que son las que explico en el libro: calendarios de conservación, tablas de acceso o listas de acceso a la documentación – y es que no tienen por qué acceder todos los abogados a la misma documentación -. Voy desarrollando las herramientas para explicar cómo organizar esa información de modo que sea un sistema de gestión documental bien elaborado.

¿El libro está dirigido a abogados o a documentalistas?

Puede ser muy útil para profesionales de la documentación. De hecho, me han llamado compañeros que han trabajado en otros sectores y lo quieren es información específica. Pasa lo mismo con profesionales que han trabajado en el sector de la documentación para abogados pero sin profundizar tanto.

Hay que tener en cuenta que la gestión de la documentación hasta hace 20 años aproximadamente se llevaba sólo en papel y era un trabajo que prácticamente siempre hacían las secretarias. Ni siquiera existía el título de documentalista, con lo cuál, si el abogado tenía secretaria, lo hacía la secretaria o el secretario y si no tenía, lo hacía él mismo. Además el mundo del papel era un mundo con bastantes certezas, tangible, y no especialmente difícil de manejar.

Empieza a complicarse cuando a finales de los 80 y principios de los 90, en notarías y despachos de abogados se empiezan a introducir los ordenadores y los procesadores de texto. Comienza a multiplicarse la documentación y además de los papeles, hay copias de documentos electrónicos, en distintas versiones.

Yo creo que los despachos todavía no se habían puesto decididamente a abordar la siguiente cuestión: “qué hacemos con los dos mundos: mundo en papel y mundo digital”. Y casi de repente, ha sobrevenido otro vuelco que es el que producen las tecnologías de la movilidad.

Es decir, que un mismo documento se maneja desde distintos dispositvos, desde un iphone a un ordenador portátil, o el ordenador de sobremesa. Además distintos abogados o empleados del despacho trabajan sobre los mismos documentos, lo que hace que la gestión sea incluso más complicada.

Ese es, en resumen, el origen del libro, o al menos, como yo lo planteo. Todavía no estaba resuelto el mundo digital y de papel cuando vienen las tecnologías de la movilidad y eso es lo que creo que está generando más complejidad en la gestión documental, en algo que era relativamente sencillo y manejable. Ahora no hay que olvidar que los riesgo que corremos son bastantes, pero el más serio es custodiar adecuadamente la documentación de los clientes, guardar la confidencialidad, el secreto profesional, y por supuesto, todos los problemas que puede generar la fuga de datos personales.

¿Qué recomienda hacer ante estos riesgos?

Desde luego, lo que hay que emplear es un sistema de gestión documental. Esa es la solución que aporta el libro. Hasta hace 20 años esto se podía hacer a mano clasificando adecuadamente los documentos, destruyendo adecuadamente los que no servían, y montando un buen sistema de clasificación en carpeta. Ahora eso ya no es suficiente porque, como apuntaba, además de los documentos en papel están todos los documentos digitales en bastantes versiones, en distintos dispositivos móviles, y además tenemos el correo electrónico que también ha impactado muchísimo en la vida de los abogados.

Lo que necesitamos es una herramienta que nos ayude a manejar toda esa documentación de una manera sensata, lógica y que sea controlable. Y lo que considero más importante, más allá de las herramientas tecnológicas, son los procedimientos que se impongan dentro del despacho. Algunas firmas, sobre todo las medianas y grandes que han querido poner orden en estas cosas, han comprado una herramienta tecnológica como un software, pensando que así ya quedaba resuelto. Pero ha habido experiencias de no utilizarlo durante años, porque no se entendía muy bien para que servía ni la eficacia que tenía.

Entonces, la solución, o al menos una manera de atenuar los riesgos, es implantar un sistema de gestión documental: hacer un inventario y pasar por un proceso en función de la situación en que se encuentre la documentación del despacho. El objetivo sería siempre establecer un sistema de gestión documental apoyado en una herramienta tecnológica y marcando unas políticas internas claras de los documentos que se guardan, los que no se guardan, la legislación que está afectando al despacho para que guarde determinada documentación y durante cuánto tiempo.

Es un tema que tiene que ver mucho con la tecnología, naturalmente, porque tenemos que manejar documentación digital, pero también con los procedimientos y las estrategias que se establezcan de trabajo interno.

¿En qué casos hay que contratar a un documentalista? 

La verdad es que es complicado. En el libro le dedico un apartado que lleva por título: “necesito personal experto o no lo necesito”. Ojalá pudiera dar una regla de oro. Yo creo que la respuesta la debe dar el propio despacho, pero partiendo del análisis de la situación y de dónde quiere llegar.

Puede conseguirse una buena gestión documental por aproximación. Yo creo que lo mejor es empezar a ver en qué situación se encuentra el despacho y hacer un diagnóstico. Eso es fundamental. En el libro hay un capítulo en el que intento precisamente ayudar a hacer ese diagnóstico. Hay que cuestionarse cuál es la documentación que estamos guardando, de qué tipo es, cómo se guarda, dónde se guarda y si existen unos plazos de custodia o no – en general se guarda todo indefinidamente-, quién es el responsable de esa documentación, quién accede y quién no puede acceder a ella.

Lo normal es que si es un despacho mediano y lleva una serie de años funcionando, haya acumulado mucha documentación. En esos casos, sin duda, la ayuda de un experto es fundamental.

Una vez que está organizado el sistema, tener en plantilla o no a esa persona depende del presupuesto del despacho. Yo creo que un profesional de este tipo es una ayuda muy importante. Sobre todo porque son tareas que roban tiempo a los abogados para que puedan hacer su verdadero trabajo. De manera que tiene mucho más sentido que el abogado se dedique a lo suyo y que un documentalista les organice, cuide y vigile los temas de información.

Lo que sí es muy importante, y lo destaco, es que no se trata de contratar a un experto en documentación que decida sobre los papeles del despacho. Eso no tiene lógica. Cuando se pone en marcha un sistema de gestión documental, las decisiones que se toman sobre los documentos las han de tomar los abogados porque son los que saben exactamente qué legislación es aplicable, si los documentos de la empresa hay que guardarlos durante 5 años, 6 años o 10 años, qué tipo de documentación hay que guardar y durante cuánto tiempo. Esas decisiones las tiene que tomar el abogado. Otra cosa es que el experto en biblioteconomía y documentación le ayude a poner en marcha las herramientas, como es la clasificación de los documentos y las carpetas, poner las rutinas en funcionamiento para la revisión periódica de los contenidos de las carpetas -virtuales- o a la selección de una herramienta tecnológica. Pero cada uno tiene que hacer su papel.

Antes hablábamos de las tecnologías de movilidad. ¿Falta mucho para ver un despacho sin papeles?

Ya hay despachos sin papeles. Y no sólo los que están online. Es importante pensar que las tecnologías de la movilidad, van a ayudar a que despachos muy pequeños – que en España son muchísimos – compitan de alguna manera, con despachos medianos y de gran tamaño.

Las tecnologías lo único que hacen es agilizar y hacer más eficaces procesos que ya se hacían en los despachos pero, sin duda, ahora aumenta la eficacia. Antes eran prohibitivas las tecnologías para despachos pequeños. Ahora, prácticamente todos los despachos de nueva planta que conozco con abogados jóvenes, montan el despacho contando con una tecnología en la que apoyarse. De modo que ya existen despachos sin papel. Ahora bien, yo creo que el papel todavía estará con nosotros bastante tiempo.

De hecho, lo más habitual es encontrarse en los despachos archivos híbridos. Por un lado se maneja el archivo digital, por otro se mantiene un archivo en papel al que se le hace poco caso, en general, no se revisa con frecuencia, y luego, la gran asignatura pendiente es el archivo de correo electrónico. El archivo digital de documentación digital, y el archivo del correo electrónico, los emails, no suele estar integrado en el archivo digital.

¿Eso es importante, no?

Eso es muy importante, efectivamente. Un sistema de gestión documental que no incorpora el archivo de los emails, se queda cojo, no lo tiene todo. Muchas respuestas hoy en día se dan por email.

¿Cómo se haría el archivo del correo electrónico?

Lo que suele funcionar es que los programas informáticos de gestión documental permiten ir archivando en el sistema e incorporando los documentos que se consideren importantes, y en paralelo permiten incorporar los correos electrónicos. Evidentemente, no se trata de guardarlo todo, se trata de guardar lo que hay que guardar. El criterio del abogado es fundamental.

No se trata de llenar el sistema de borradores, escritos, cartas o emails que no tienen ningún significado. Lo importante es unificar la documentación importante. Por poner un ejemplo, a la hora de archivar la documentación relativa a un cliente, lo lógico es que se pueda archivar en esa herramienta tanto los documentos que nos ha llevado el cliente, escaneados si hace falta, más los que se generan internamente, las cartas de contestación, copia del informe que se nos haya podido encargar, copia de sus facturas y los correos realmente importantes en los que nos hacen cargos, preguntas, y mails de contestación al cliente. Toda esa documentación transaccional tiene mucho valor y debería ir al expediente electrónico.

Moviéndonos al terreno de los jueces, ¿cree que la gestión documental avanza al mismo ritmo en los despachos de abogados que en los juzgados?

La verdad es que hay iniciativas interesantes en los juzgados y alguna de ellas las recojo en el libro. Por ejemplo, la Administración de Justicia Española, lleva en los últimos años un plan de modernización que nació de la secretaría general de administración de justicia. Empezó en 2012 y todavía no ha terminado. Lo que pasa es que no es homogéneo a todos los niveles de la justicia. No alcanza ni a juzgados ni a dependencias más pequeñas. Yo diría que a pesar de que la administración está realmente trabajando es un proceso todavía irregular. Pero no deja de ser un síntoma de que la información en formato electrónico se va abriendo camino.

Algunos despachos con los que he tenido ocasión de hablar me han contado que no existe una norma fija. Es decir, hay jueces que piden la documentación electrónica, y muchos abogados van al juzgado con toda la documentación en un ordenador o incluso en un ipad. Pero como no hay enchufes en la sala y existe el riesgo de quedarse sin bateria, lo llevan también impreso en papel. De modo que han síntomas de que la situación está mejorando aunque sea todavía irregular.

Los abogados pequeños son los que más se están lanzando porque para ellos es la manera de competir, no con igualdad de condiciones pero casi. Los despachos medianos y grandes son más cautelosos.

Como miembro importante del personal de apoyo de un gran despacho, ¿cómo es trabajar en un sitio donde los protagonistas son los abogados? ¿Cómo es el día a día siendo personal de apoyo?

Depende del nivel en el que estés. Lo que sí te tiene que quedar claro es que te dedicas a apoyar, eres personal de apoyo. Tu trabajo está orientado al servicio que dan los abogados. El día a día es fácil y bastante agradecido porque normalmente, lo que hacemos en un despacho grande, es montar sistemas y servicios muy homogéneos para que todos los abogados – da igual que trabajen en mercantil, fiscal, laboral o procesal – tengan los recursos y servicios necesarios. De manera que damos una serie de servicios bastante estandarizados, homogéneos y muy amplios, e intentamos que sean de alto nivel para todos. Y hay una parte más agradecida, que es la más personalizada. Cuando esos servicios no les acaban de resolver una situación compleja, acuden a ti, y piden tu ayuda para ver dónde obtener determinada información, si conoces alguna fuente como las licitaciones que aparecen en un sector determinado.

¿Cómo ha llegado a especializarse en el campo de la gestión del conocimiento habiendo estudiando cosas tan diferentes como geografía, historia e informática? ¿Cómo fue esa trayectoria?

Aunque parezca sorprendente, cuando yo estudié no existían los estudios de biblioteconomía y documentación. Y la carrera de donde procedían la mayor parte de personalidades que hay ahora mismo de la documentación era filología o historia. Años más tarde comenzó la carrera de biblioteconomía. Yo había estudiado un master de informática, cuando todavía no existía como carrera, y me gustaba mucho el tema de las bases de datos y su programación. Por casualidad, empecé a trabajar en lo que era la división legal de una empresa, y hasta aquí. Ahora, lógicamente, me he rodeado de personal experto en biblioteconomía y documentación, formación de periodismo, y abogados. Es el perfil de los profesionales que trabajan en estos asuntos.

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