Todas las reglas fundamentales que rigen en el proceso de facturación de una empresa están marcadas por el  Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que, desde su entrada en vigor establece las obligaciones de facturación. Las principales novedades en relación con el anterior Reglamento comprenden una mejor definición de los casos en los que se deben aplicar las normas de facturación que regían hasta ese momento.

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Una de las novedades tiene que ver con la obligación de expedir factura, ya que se establece que no se exigirá tal obligación en el caso de determinadas prestaciones de servicios financieros y de seguros, salvo cuando dichas operaciones se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del IVA, o en otro Estado miembro de la Unión Europea, y estén sujetas y no exentas.

Con la finalidad de constituir un sistema armonizado de facturación y para dar mayor facilidad al funcionamiento de los pequeños y medianos empresarios y de los profesionales, se establece un sistema de facturación basado en dos tipos de facturas: la factura ordinaria y la factura simplificada, éstas últimas vienen a sustituir a los denominados tiques que se venían utilizando.

Las facturas simplificadas tienen un contenido más reducido que las facturas ordinarias y, salvo algunas excepciones, podrán expedirse, a elección del obligado a su expedición, cuando su importe no exceda de 400 euros (IVA incluido), cuando se trate de facturas rectificativas o cuando su importe no exceda de 3.000 euros (IVA incluido) y se trate, en este último caso, de alguno de los supuestos respecto de los que tradicionalmente se ha autorizado la expedición de tíquets en sustitución de facturas.

Asimismo, la nueva regulación en materia de facturación ha supuesto un decidido impulso a la facturación electrónica de manera que se da un mismo trato para la factura en papel y la factura electrónica, instrumento para reducir costes y hacer más competitivas a las empresas. Se establece una nueva definición de factura electrónica, como aquella factura que, cumpliendo los requisitos establecidos en el propio Reglamento, haya sido expedida y recibida en formato electrónico.

Se establece un plazo para la expedición de las facturas correspondientes a determinadas entregas de bienes o prestaciones de servicios intracomunitarias. Asimismo procede a aplicar ese mismo plazo a todas las operaciones efectuadas para otros empresarios o profesionales, tanto interiores como transfronterizas. Este plazo afecta, igualmente, a las facturas recapitulativas.

Si el destinatario de la factura no es empresario ni profesional, ésta deberá expedirse y enviarse en el momento en que se realice la operación. En los casos en que el destinatario de la operación sea empresario o profesional, la factura deberá expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del Impuesto correspondiente a la citada operación, incluidas las facturas recapitulativas. El plazo de envío es de un mes a partir de la fecha de su expedición. En las entregas intracomunitarias de bienes, la factura deberá expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente.

Podrán incluirse en una sola factura distintas operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario, siempre que aquellas se hayan efectuado dentro de un mismo mes natural. En este caso si el destinatario de la operación no es empresario ni profesional, las facturas deberán ser expedidas como máximo el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que se documenten en ellas y enviarse en el momento de su expedición.

Cuando que quiera emitir una sola factura por distintas operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario que sea empresario o profesional la expedición de las facturas deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el curso del cual se hayan realizado esas operaciones. El plazo de envío es de un mes a partir de la fecha de su expedición.

El contenido de las facturas

El Reglamento de facturación contempla un contenido mínimo para que las facturas ordinarias sean válidas. El primer requisito fundamental es la numeración de la factura, por ello se deberá señalar el número y, en su caso, la serie a la que corresponde la factura. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa.

Se podrán expedir facturas mediante series separadas cuando existan razones que lo justifiquen y, entre otros supuestos, cuando el obligado a su expedición cuente con varios establecimientos desde los que efectúe sus operaciones y cuando el obligado a su expedición realice operaciones de distinta naturaleza.

Deberá consignarse también la fecha de expedición de la factura; el nombre y apellidos, razón o denominación social completa y domicilio del obligado a expedir factura y del destinatario de la misma. Se incluirá también el Número de Identificación Fiscal del emisor. Será obligatorio indicar el Número de Identificación Fiscal del destinatario en los siguientes casos:

  • Cuando se trate de una entrega de bienes destinados a otro Estado miembro que se encuentre exenta.
  • Que se trate de una operación cuyo destinatario sea el sujeto pasivo del Impuesto correspondiente a aquélla.
  • Cuando se trate de operaciones que se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del IVA y el empresario o profesional emisor haya de considerarse establecido en dicho territorio.

Es obligatoria la descripción de las operaciones realizadas, con todos los datos necesarios para determinar la base imponible y su importe, incluyendo el precio unitario sin IVA de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.

Así mismo el tipo impositivo o tipos impositivos a aplicar y la cuota tributaria que, en su caso, se repercuta y que deberá consignarse por separado. También la fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

En el supuesto de que la operación que se documenta en una factura esté exenta del IVA habrá que hacer referencia a las disposiciones correspondientes que establezcan que la operación está exenta.

La factura electrónica

Se entiende por factura electrónica aquella que se ajusta a lo establecido en el Reglamento de facturación y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico. La expedición de la factura electrónica estará condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento.

La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho.

La normativa indica que la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica podrán quedar garantizadas mediante una firma electrónica avanzada, de acuerdo con lo dispuesto en la Directiva 199/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, basada en un certificado reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firmas o bien mediante un certificado reconocido de acuerdo con lo dispuesto en la mencionada Directiva.

Otro sistema de garantizar la autenticidad de la factura electrónica será mediante un intercambio electrónico de datos (EDI), tal como se define en la Recomendación 94/829/CE de la Comisión Europea, cuando el acuerdo relativo a este intercambio prevea la utilización de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.

Por último también se garantizará la autenticidad de una factura electrónica mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la AEAT con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.

En el caso de lotes que incluyan varias facturas electrónicas remitidas simultáneamente al mismo destinatario, los detalles comunes a las distintas factura podrán mencionarse una sola vez, siempre que se tenga acceso para cada factura a la totalidad de la información.


responsabilidad administradores -diario juridico-Autor: Miguel Rodriguez

Asesor de empresas y director del área legal de Rodriguez Buján Asesores S.L. Puedes seguir sus publicaciones en Twitter como @misterempresa