La externalización de servicios es una tendencia empresarial en alza. Áreas como el contact center, los recursos humanos, el back office de la compañía o el área de contabilidad pueden ser derivados a proveedores externos para que sea la propia empresa la que pueda centrarse en sus procesos más estratégicos (core business).

servicios de compliance - diario juridicoAutor: Roberto de la Cruz Martínez, Director General CompliOfficer

En este sentido, el proveedor BPO (Business Process Outsourcing) se convierte en un verdadero partner de la organización y ambas partes se esfuerzan en generar sinergias que repercutan en una mayor eficiencia y, por tanto, en un ahorro de costes.

Precisamente, este es uno de los motivos por lo que la alta dirección confía cada vez más en la externalización de los procesos de negocio, considerándolo incluso una herramienta estratégica.

Y sin hacer de menos otros procesos comentados anteriormente, no hay duda de que los procesos legales y todos aquellos que competen al cumplimiento normativo de las organizaciones son vitales para el desempeño del negocio.

Además del riesgo reputacional, una mala praxis puede llevar al cese de la actividad e, incluso, conllevar responsabilidad penal para el equipo directivo. Entonces, ante lo delicado de la cuestión, ¿es posible externalizar un área jurídica o de compliance? ¿se puede confiar en personal ajeno a la organización el cumplimiento de la legislación que compete al negocio?

La respuesta es positiva, pero con matices. Desde los países anglosajones nos llega el término Legal Process Outsourcing (LPO) como derivado del BPO, pero focalizado en el ámbito legal.

Aunque no estamos hablando de una externalización completa de los servicios jurídicos, solo de aquellos procesos que se realizan de forma rutinaria: revisión de contratos, auditorías, búsqueda de jurisprudencia, etc. Incluso, se pueden externalizar tareas jurídicas de carácter más administrativo, como las testamentarías o los bastanteos. De esta manera, los departamentos o responsables jurídicos in-house pueden contar con una visión más estratégica, al disponer de más tiempo y de mayor calidad.

¿Ocurre lo mismo con los departamentos de cumplimiento normativo? ¿Es posible externalizar los procesos de compliance? De igual manera que hablamos del LPO, nos encontramos con su variante en los proveedores especializados en el Compliance Process Outsourcing (CPO).

En el ámbito de compliance todas las acciones tienen un procedimiento, lo que facilita la externalización. En caso de que haya un protocolo de escalamiento, se podría repartir la responsabilidad adecuadamente entre personal interno y externo.

Y verdaderamente, hoy día, es necesario que las compañías puedan disponer de este tipo de servicios en el mercado. Según un estudio de Thomson Reuters, la complejidad de los requerimientos normativos que deben cumplir las empresas ha incrementado sus costes, por lo que el 24% de éstas ya han apostado por externalizar parte de sus servicios dedicados al compliance.

El coste es el principal motivo, es decir, supone una inversión poco rentable la cantidad de tiempo que necesitan los compliance officers y sus equipos en revisar políticas y procedimientos, estar al día de nuevas normativas y solucionar requerimientos de distintas áreas de la compañía como los departamentos comerciales.

Pero, de igual manera que veíamos con el LPO, la externalización completa del compliance conlleva limitaciones.

La Circular 1/2016 sobre la responsabilidad penal de las personas jurídicas de la Fiscalía General de Estado, en su apartado 5.4 dedicado a la figura del Compliance Officer, establece que debe existir un órgano específico de la persona jurídica con poderes autónomos de iniciativa y control al que se atribuya la función del modelo de prevención de delitos. Este órgano, de la misma forma, puede apoyarse en otros órganos o unidades de la compañía o en servicios externos para desempeñar sus funciones.

Por lo tanto, la Ley sí contempla esta externalización, pero aboga por una fórmula mixta, que es la que desde CompliOfficer llevamos implantando desde hace años.

Las ventajas de externalizar unidades como la de prevención del blanqueo de capitales (UTPBC) o tareas específicas relativas al cumplimiento normativo es que quedan limitados en gran medida los conflictos de intereses ya que existe una mayor objetividad a la hora de valorar y controlar que la organización cumple con todas las normativas vigentes.

De igual manera, un equipo externalizado de compliance siempre es más ágil en la toma de decisiones, puede adaptarse a los distintos picos de actividad y, al contar con experiencia en distintas compañías y sectores, tiene en su haber una visión más amplia y la posibilidad de encontrar soluciones más diversas. Además de robustecer los procesos de compliance y proponer mejoras.

Es por ello que la figura externalizada especializada en compliance se convierte en un partner fundamental en las compañías actuales para llevar a cabo tareas con un componente más administrativo, como puede ser la revisión de documentación o la gestión del canal de denuncias.


Autor: Roberto de la Cruz Martínez, Director General CompliOfficer