El juzgado de primera instancia nº37 de Barcelona acoge una iniciativa pionera que implanta un sistema de gestión telemática con el cual se logra trabajar sin papeles

Las profesiones jurídicas van asociadas al papel. A montones de papel. Los abogados afrontan los juicios con carpetas llenas de documentos, los juzgados tienen salas enteras con dossieres de escritos y pruebas judiciales. Pero eso va camino de cambiar. Y de hecho en Barcelona se ha puesto la primera piedra para que así sea.

El juzgado nº 37 de Primera Instancia de la Ciudad Condal es el primero en toda España que opera con un nuevo sistema informático que permite eliminar el papel, y tras un año en fase de pruebas se puso en marcha el pasado lunes 7 de mayo. Este sistema que ha impulsado la Consejería de Justicia de la Generalitat de Cataluya  lleva por nombre e-justicia.cat, introduce el expediente electrónico y nace con la voluntad de reducir el exceso de litigiosidad que vive nuestro sistema judicial. Esto a nivel práctico quiere decir que es el único juzgado preparado para llevar a cabo todo el procedimiento por vía telemática.

Porque mientras que en el resto de juzgados de primera Instancia las demandas  pueden presentarse por vía telemática – en las demandas por procesos monitorios que presenta un procurador y en las separaciones matrimoniales por mutuo acuerdo que presenta también este profesional es incluso obligatorio – las nuevas tecnologías dejan de usarse en el momento del reparto.

A pesar de que este juzgado está preparado para que todo el proceso se haga de forma electrónica, una primera mirada evidencia que la imagen no dista mucho de la del resto de juzgados. El papel sigue presente, y es que la sustitución no se ha hecho de manera absoluta sino que a día de hoy, el papel y el ordenador se combinan. El motivo es claro: la modernización del sistema judicial no es plenamente posible hasta que todos los operadores jurídicos – y eso implica a abogados, procuradores, fiscales, etc. – tengan las herramientas para usar este sistema. «Y esta, es una tarea complicada» – explica Maria Millán, magistrada titular del juzgado, «para funcionar sin papeles no dependemos sólo de una cuestión económica sino de que nos podamos interconectar con todos los operadores jurídicos, lo cual es una cuestión difícil, larga, y a la cual no podemos poner fecha todavía». Aunque la mayoría de expertos coincide en señalar que estaríamos hablando de años.

El secretario judicial del Juzgado, Francisco Javier Payán, explica que no pueden hacer desparecer del todo el papel porque existe la posibilidad de que una de las partes no pueda acceder entonces al documento. «Por eso no escaneamos todos los documentos que llegan al juzgado y por eso continuamos combinando la via telemática con el expediente en papel, porque una parte podría no acceder a estos documentos».

Para Nacho Fargas, estas dos primeras semanas han sido un éxito «porque los procesos de cambios de sistemas informáticos son costosos, entrañan dificultad, y en este caso no sólo no se ha paralizado la actividad normal del juzgado con el cambio, sino que hemos puesto la primera piedra de un sistema que habilita para trabajar con el expediente judicial electrónico».

De hecho, estas dos primeras semanas de vida del nuevo sistema pueden ilustrarse con algunas cifras. Durante la primera semana de funcionamiento se realizaron el doble de trámites del habitual: 1.154, una media de 231 diarios, frente a los 116 habituales. Además, se tramitaron 638 documentos con firma electrónica, un 20% más que la media semanal. De estos, el pasado lunes el secretario ya había firmado 514. El método es bien sencillo. Un click e introducir un número PIN.

Base de datos única y compatible con otros sistemas

Además, la administración de justicia de Catalunya cuenta con una ventaja, y es que tiene una base de datos única, de manera que cuando el sistema se implante en todos los juzgados permitirá encontrar cualquiera de los 24 millones de expedientes y 178 millones de trámites que contiene. «En el resto del estado, sin embargo, existen 600 bases de datos y eso dificulta mucho el trabajo a la hora de realizar ciertas consultas», explica Fargas.

Sin embargo, durante estos primeros días ha habido también como es normal errores. Para María Millán, «la realidad presenta supuestos que en algunos casos el sistema informático no había previsto. A veces se nos presenta un escrito pidiendo algo que no tiene respuesta con el programa». Por eso cuentan ahora con un equipo de técnicos a los que se dirigen para ir corrigiendo estas situaciones, de manera que en el futuro estas cuestiones tengan fácil solución. En la misma línea, Payán asegura que «lo que estamos haciendo en este momento es trabajar para ver que aspectos debemos mejorar para que una vez implantado en todos los juzgados de Catalunya sea eficaz».

Cuando eso ocurra y el sistema pueda usarse por parte de todos los operadores todos los profesiones podrán acceder a los documentos desde su despacho, podrán presentar desde allí la demanda a través de los formularios con los que cuenta el portal. «Eso evidentemente va a conseguir ahorrar tiempo, y precisamente ese el objetivo, reducir los plazos de los procedimientos. La eliminación del papel es un medio, no es un fin», subraya Nacho Fargas, técnico informático del departamento.

El sistema afronta también otra problemática, y es que es compatible con los sistemas informáticos de cuatro Comunidades Autónomas, y no del resto. En ese sentido Nacho Fargas deja claro que «nuestro sistema cuenta con el test de compatibilidad que establece la Ley Orgánica del Poder Judicial». El problema reside en que sólo Cantabria, País Basco, Galícia y Navarra cuentan con sistemas informáticos que cumplan también con el test, de modo que hasta que el resto de Comunidades no tengan también sistemas que lo cumplan no pueden ser compatibles.

A pesar de los problemas diarios que implica un cambio de esta magnitud, los profesionales del juzgado se muestran satisfechos. «Es cierto que somos un poco los conejillos de indias,» dice María Millán, «pero también es cierto que eso será una ventaja a largo plazo, porque permite controlar mejor los procedimientos, el propio programa te avisa de la fase en la qué se encuentra un proceso y evita que pueda haber errores de plazo. El control con este sistema es mucho mayor».

Este sistema que deberá ampliarse progresivamente tiene un largo camino por delante. La intención de la Consejería es que la informatización completa llegue a otros juzgados a principios de 2013, aunque eso dependerá del presupuesto. A partir de ahí, la vía telemática debería extenderse a toda la jurisdicción civil para finalmente abrirse paso al resto de ámbitos.

Y podría llegarse a un punto en que los papeles estén erradicados no sólo de los juzgados sino obviamente, de los juicios. En un momento como el que vivimos de crisis, con las inversiones congeladas en este tipo de iniciativas parece complicado avanzar más de lo que se ha hecho. Por eso, hay que ser paciente y darse cuenta que  para hablar de modernización absoluta faltan años, y todavía muchos papeles de por medio. Pero la primera piedra ya ha sido depositada.

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