El Ministerio de Justicia reestructura el Servicio de Atención al ciudadano del Registro Civil Central (RCC), medida que conlleva una nueva señalización tanto interna como externa y la edición de folletos que informen de un modo más sencillo a los ciudadanos, además hoy ha empezado un plan de formación dirigido a los funcionarios del Registro Civil Central.

Estos cambios son la respuesta a la creciente demanda de los servicios prestados por el Registro Civil Central (RCC), y tienen por objetivo cumplir las medidas contempladas en el Plan Estratégico de Modernización de la Administración de Justicia 2009-2012, por ese motivo el Ministerio de Justicia elaboró un Plan de Choque que identifica las principales áreas de interés que deben reforzar los servicios ofrecidos por el RCC.

Actualmente, este Plan se está materializando a través de las siguientes medidas:

– Elaboración de un plan de formación específico para el RCC, cuyo objetivo es proporcionar las herramientas necesarias para reforzar la capacitación de sus profesionales así como garantizar una adecuada formación de las nuevas incorporaciones.

– Puesta en marcha de un refuerzo temporal formado por nueve personas, destinadas a los departamentos críticos del RCC. Gracias a este refuerzo, se ha conseguido que el retraso en la apertura del correo postal haya pasado de 120 días a uno.

– Optimización de la señalización interna y externa del RCC, así como la edición de folletos divulgativos de manera que los ciudadanos dispongan de información clara sobre los servicios prestados por el RCC en cada una de sus sedes, así como de información preliminar para iniciar los trámites más demandados. En consideración de la afluencia de público de diversas nacionalidades al RCC, y con el objetivo de mejorar la accesibilidad de los servicios ofrecidos a los ciudadanos, los folletos se han editado en cuatro idiomas: castellano, inglés, francés y árabe.

– Fomento de una mayor accesibilidad a los servicios prestados, habilitándose terminales electrónicos interactivos en las dos sedes que posibilitan a los ciudadanos realizar los trámites actualmente disponibles en Internet.

– Y, finalmente, se está trabajando en dotar de interoperabilidad al RCC, con el objetivo que acceda a las anotaciones realizadas en Inforeg – aplicación informática diseñada para la práctica registral-, relacionadas con la nacionalidad por residencia y adopciones internacionales por los Registros Civiles Municipales, evitando así el actual envío físico de los duplicados de dichas inscripciones al RCC.

De entre las medidas relacionadas anteriormente, impulsadas desde el Ministerio de Justicia, destacan por su impacto las siguientes: “mejora del Servicio de Atención al Ciudadano” y el “Plan de Formación al Personal del Registro Civil Central”.

Mejora del Servicio de Atención del Ciudadano

El Servicio de Atención al Ciudadano se ha reestructurado mediante medidas de mejora de la información proporcionada a los usuarios que tienen que acudir a alguna de las dos sedes con las que cuenta actualmente el RCC (situadas en la calle Montera, 18, y en la calle Bolsa, 1 respectivamente).

Las medidas adoptadas se pusieron en marcha ayer, 13 de diciembre. Su propósito fundamental es facilitar a los ciudadanos la realización de trámites en cualquiera de las dos sedes. Para ello se ha incidido en la mejora de la información disponible con anterioridad a la solicitud de cualquier trámite, con el propósito de evitar esperas innecesarias, ya que eso les permitirá, por ejemplo, saber con seguridad qué documentación han de presentar para la realización de cualquiera de los trámites.

De ahí que se haya dado relevancia, por ejemplo, a la edición de folletos informativos o a la instalación de carteles.

También se busca informarles de a qué sede tienen que acudir en función del trámite que se pretenda realizar, ya que mientras la sede de la calle Montera se centra en la expedición de certificados de nacimiento, matrimonio y defunción, la sede de la calle Bolsa proporciona información general, permite la presentación de documentación y se realizan trámites que son competencia del RCC.

Con todo ello se pretende alcanzar los siguientes objetivos:

– Incrementar la efectividad del servicio.

– Reducir los tiempos de espera de los ciudadanos.

– Mejorar la calidad del servicio.

– Aumentar la satisfacción de los ciudadanos sobre el servicio recibido.

– Maximizar el rendimiento de los recursos disponibles.

Esta medida se ha llevado a cabo en dos fases, una primera de estudio y la segunda de implantación.

En la primera fase, se definieron qué actuaciones, cómo y cuándo se podían implantar para alcanzar los objetivos establecidos. Sobre estas bases se realizó un estudio detallado de los siguientes aspectos: organización de las instalaciones, división de tareas en cada sede, espacio destinado al uso público, señalización que mejore la comunicación con el ciudadano, información facilitada al ciudadano y posibles medidas tecnológicas a utilizar, entre otros.

En consideración de los resultados obtenidos, en la segunda fase se ha procedido a ejecutar las siguientes medidas:

– Generación de folletos y paneles (internos y externos) para facilitar la información al ciudadano.

– Dotación de terminales electrónicos interactivos que permitan a los ciudadanos acceder a la información sobre los servicios que presta el RCC de manera permanente.

– Establecimiento de personal dinamizador que oriente al ciudadano en su aproximación a los servicios prestados por el RCC.

Plan de Formación Especifico para el personal del RCC

El Plan de Formación del RCC, puesto en marcha hoy, es un instrumento de cambio y mejora organizativa, integrado por un conjunto coherente de acciones formativas y de material formativo (manuales de aplicaciones informáticas, casos prácticos multimedia, etc.). Su objetivo es mejorar la capacitación del personal del RCC para la prestación de los servicios que se ofrecen a los ciudadanos, así como facilitar y agilizar el periodo de aprendizaje a las nuevas incorporaciones, con el fin de mejorar la eficiencia y calidad del servicio prestado a la ciudadanía.

Con el propósito de garantizar la consecución de este objetivo, se han definido la siguiente serie de objetivos específicos que han determinado el diseño e implementación del Plan de Formación del RCC: Mejorar la satisfacción del personal del RCC desarrollando todo su potencial y mejorando, por tanto, su desempeño.

– Implantar una formación continuada en materia registral, normativa y tecnológica.

– Aumentar la flexibilidad y capacidad de adaptación de los profesionales que desempeñan su trabajo en el RCC.

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