firma electrónica del Consejo General de la AbogacíaLa Agencia Tributaria (AEAT) impone –desde el 01 de enero de 2014- que todas las autoliquidaciones y declaraciones anuales del Impuesto del Valor Añadido (IVA) se tengan que formalizar a través de Internet. Este nuevo requisito está provocando una falta de información entre muchos autónomos y pequeñas empresas todavía no familiarizados con la firma electrónica, incluidos algunos profesionales del sector legal, reacios a dar el salto a las nuevas tecnologías. Sin embargo, si algún sector es pionero en cuanto al desarrollo de herramientas de firma y certificado electrónico se refiere, es precisamente, el de la abogacía. En 2003, el Consejo General de la Abogacía Española (CGAE) creó Autoridad de Certificación de la Abogacía (ACA), una entidad independiente y reconocida por todos los agentes sociales para acreditar la condición de abogado, que está facilitando la vida a los profesionales del sector y que se ha convertido ya en el primer prestador de certificación privado en España. Todos los colegios de abogados han implantado el sistema ACA entre sus colegiados, con la única excepción del Colegio de Abogados de Madrid (ICAM), que utiliza el sistema de certificación de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT). ¿Ventajas de uno frente a otro sistema? Tanto en el Consejo General de la Abogacía como en la CAM aseguran que ambos son igual de efectivos, aunque por eso de ser todos iguales y evitar diferencias, el órgano superior de la abogacía ya está en “conversaciones para que el colegio de la capital se una también al certificador ACA”.

“Progresivamente, los colegiados van utilizando la firma digital a través de ACA. Tiene una buen grado de aceptación, una vez que los abogados se familiarizan con ella”, explica, Pedro Luis Huguet, vicepresidente del Consejo General de la Abogacía Española y presidente de la Comisión de Programa, Estructuras y Aplicaciones Informáticas para la Abogacía y la Justicia, quien afirma que uno de los servicios que está siendo más valorado por los abogados, a través de la firma electrónica, es el pase a prisión. “Antes tenías que ir al colegio, buscar el volante, lo que significaba pérdida de tiempo. Ahora, gracias a la firma digital, el abogado puede entrar a cualquier hora a prisión”, cuenta Huguet.

Así, con una autorización impresa y firmada electrónicamente acceder a un pase de prisión simplifica con fuerza los trámites burocráticos y reduce los tiempos de espera habituales. Ahorra costes para el abogado, ya que se evitan gran parte de los desplazamientos habituales y la realización de trámites en soporte papel. Además, no es necesario ajustarse a horarios: el sistema funciona 24 horas al día, 365 días del año. “No hay que olvidar que con la firma digital se garantiza la condición de abogado del preso por el que solicita la visita, evitando intrusismos que perjudican nuestra profesión”, explican en CGAE. Por su parte, además, el personal de los centros penitenciarios cuenta con una herramienta para verificar la validez de un pase a prisión mediante el código que aparece en el mismo.

Ahorro de costes y tiempo

Con la firma digital, los colegiados acceden a otros servicios que les puede facilitar su actividad y recortar gastos, algo necesario en estos momentos de crisis económica y una creciente competencia entre los despachos. Así está el servicio BuroSMS, con el que el profesional puede enviar comunicaciones certificadas para que su destinatario lo reciba en cualquier lugar y a cualquier hora (con acuse de recibo y plena validez jurídica). Esta fórmula tiene la ventaja de que ahorra costes y tiempo frente a las cartas certificadas (es hasta un 80% más económico que los envíos tradicionales). También está el servicio de Buromails, que ofrece la posibilidad de realizar la tramitación certificada de documentos a través de correo electrónico seguro, con otros usuarios de certificado ACA; y otros usuarios (Abogados, Colegios de Abogados y otras Instituciones del colectivo de la Abogacía).

Además hay un servicio para ayudara al abogado a cumplir con la prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo  -el profesional está obligado a cumplir por la Ley 10/2010, de 28 de Abril-. Con una simple consulta, el abogado puede identificar a su cliente y acceder a bases de datos públicas con información actualizada continuamente. Con la firma electrónica el abogado puede, además, presentar de forma directa los escritos a los juzgados y recibir las notificaciones de los procedimientos que tengas abiertos a través de la plataforma Lexnet.

Cumplir con el ‘fisco’

Pero las ventajas de la firma digital ACA van más allá de las tareas cotidianas del abogado y se extienden a las obligaciones con Hacienda y las administraciones públicas. Cada año se incrementa el número de abogados españoles que presenta sus declaraciones del Impuesto sobre la Renta y las de sus clientes por Internet usando el carné digital que le proporciona su colegio.

En la última campaña de la Renta, la correspondiente al ejercicio fiscal de 2012, los abogados españoles han presentado 27.695 declaraciones del IRPF con el certificado digital ACA a través de la página web de la Agencia Tributaria (www.aeat.es). Esta cifra supone un incremento superior al 13% con respecto al ejercicio pasado. La Autoridad de Certificación de la Abogacía se convierte así en el primer prestador de servicios de certificación privado, sólo superado por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre –sistema mediante el cual un creciente número de colegiados madrileños también presenta la declaración de la renta- y muy cercano a las 34.000 declaraciones de renta presentadas con el DNI-E.

El uso del certificado digital de abogado para la relación con la Administración Pública está cada vez más extendido, gracias en parte a la Ley de Administración Electrónica (11/2007), que entró en vigor a finales de 2009 y da derecho a los ciudadanos a la realización de trámites electrónicos con la Administración. Desde entonces, el certificado digital de abogado, inserto en el carné colegial, habilita a los letrados españoles para la realización de cualquier tipo de trámite telemático con la Administración Pública, siempre con plena validez jurídica y de modo análogo a la firma manuscrita en el entorno tradicional.

Pero aunque en aumento, las algo menos de 28.000 declaraciones presentadas con el certificado ACA no son muchas si tenemos en cuenta que en los 83 colegios de abogados censados hay un total de 189.597 letrados. Sin duda, todavía queda un largo camino que recorrer para que el certificado digital de los colegios se incorpore totalmente a la actividad profesional de los abogados. En el sector de la abogacía, como en otras profesiones, el grado de utilización de la firma digital, aunque en constante avance, sigue siendo bajo. Muchos abogados solo la utilizan cuando están obligados a ello como ahora con Hacienda con la liquidación del IVA.

Según un informe realizado por la firma Adverados, sólo un 1% de las empresas españolas utiliza la firma electrónica en su actividad de manera natural (contratos, pedidos, nóminas y notificaciones a clientes y proveedores, etcétera.) “a pesar de las notables ventajas que aporta, debido a la complejidad de las soluciones existentes y por haber sido desarrollada sin pensar en el usuario final, que la rechaza por su escasa usabilidad”. El análisis realizado por esta empresa tecnológica es de hace un año pero según fuentes del sector la situación no ha cambiado mucho en los últimos 12 meses.

Según el informe, en el conjunto de las empresas, la firma digital sólo es usada para los trámites con Administración Pública, pago de impuestos y Seguridad Social y, de manera testimonial, para emitir facturas electrónicas, pese a que, prácticamente, la mitad de las empresas españolas posee un certificado digital (paso previo para usar la firma digital y realizar comunicaciones certificadas) y su uso, según declaran ellas mismas, se distribuye entre trámites con la Administración Pública (72%), pago de impuestos (22%) y banca electrónica (25%).

Baja implantación

firma-digital (280x169)Muchas pequeñas y medianas empresas pese a disponer de certificados digitales previeren seguir su forma tradicional de envíos y reenvíos de faxes, a la hora de firmar documentos. “En algunos casos, no se fían del todo de la seguridad electrónica. Sigue habiendo desconfianza”, explica en una asociación de empresarios y, en ocasiones, en medio de la crisis económica, no quieren invertir en la tecnología que les permite usar con facilidad los certificados electrónicos.

Sólo el 11% de las empresas con certificado, es decir un 5% del total de compañías españolas, emite facturas electrónicas con firma. Centrándonos en este último grupo (5%),  el 14% (es decir, apenas un 0,7% del total de empresas españolas), asegura emitir todas sus facturas en formato electrónico, el 36% (un 1,8%), declara que lo hace con el 50% de sus facturas y el 33% (un 1,65% del total de las empresas de nuestro país), factura electrónicamente menos del 10%. En cuanto al uso del DNI-e, el informe de Adverados señala que el uso privado de este documento para comunicaciones certificadas ronda el 1% sobre el total de ciudadanos que lo poseen.

La principal razón del fracaso de la firma digital en España está en la complejidad generalizada desde el punto de vista del usuario final de los sistemas y soluciones existentes en el mercado. La aplicación de la firma electrónica  topa con las dificultades que ponen los navegadores, cada uno una distinta. Adverados, en su informe, precisa que no hay aplicaciones que permitan firmar digitalmente un documento con la simplicidad con que un usuario manda imprimir un documento o envía un correo electrónico. “Firmar electrónicamente lleva mucho tiempo y los usuarios prefieren enviar el documento sin hacerlo o mandarlo a imprimir y hacer una firma”.

El reto de los móviles

Adverados, sin embargo, precisa que son los colectivos profesionales, en especial abogados, arquitectos e ingenieros, los que lideran el uso de la firma electrónica. Así, según el informe en España existe un parque instalado de lectores de certificados digitales de alrededor de dos millones. La mitad de ellos son usados por colectivos profesionales  para trámites con sus colegios profesionales y en la Administración Pública. Del otro millón de lectores, apenas el 30% se usan para leer e-DNI, y entre estos usuarios, los profesionales vuelven a ser mayoría para comunicarse con sus colegios.

“La firma electrónica ha constituido un gran avance en la forma en la que los abogados pueden interactuar con el colegio”, afirma Pedro Luis Huguet,  quien explica que la inversión en avances tecnológicos son constantes. Así el objetivo para 2014 que se ha marcado el Consejo General de la Abogacía es diseñar servicios con certificado ACA para móviles y tablets.  “Los abogados se mueven mucho y los dispositivos móviles se han convertido en la oficina del abogado, por lo que este año vamos a diseñar mecanismos para que, estén donde estén, los colegiados puedan, a través de la firma electrónica, interrelacionarse con el colegios y hacer su trabajo”, afirma el vicepresidente del Consejo General de la Abogacía.