Ante un nutrido número de empresas, el líder en gestión de la información Iron Mountain y el  despacho de abogados Eversheds Nicea, comparten su experiencia para un cumplimiento óptimo de los periodos legales de conservación de documentos, que oscilan, según el tipo de documento y sector de actividad, entre 5 y más de 15 años.

La legislación española, a través de normas recogidas en el Código Civil, el Estatuto de los Trabajadores o en la Ley General Tributaria, por citar algunos ejemplos, establece diferentes periodos de conservación de documentos, lo cual obliga a las empresas a retener documentación durante periodos variables de tiempo. En ocasiones, un mismo documento puede ser útil para diferentes tipos de acciones, sujetas a diferentes periodos de prescripción.

La situación puede causar confusión en empresas que no tengan establecido un modelo eficaz de gestión documental, con el riesgo de que no se conserve información que pueda ser relevante en un futuro o, por el contrario, que se conserve más información de la necesaria o durante más tiempo de lo imprescindible, lo que puede llevar a impedir el acceso, incrementar los costes de almacenamiento o aumentar la posibilidad de que caiga en manos equivocadas.

Según Vicente Arias, Socio de Eversheds Nicea (en la foto): “Las empresas tienen que tener en cuenta que, a día de hoy, a efectos de prueba legal, sigue prevaleciendo el papel. Al problema de espacio físico que esto supone, se unen los requerimientos de seguridad que conlleva la conservación de documentación que contenga datos personales. Todo ello, unido a los múltiples plazos que establecen las diferentes normativas para la conservación de documentos, hacen que la gestión documental se convierta en un reto para las empresas. Es fundamental que no pierdan el rumbo en la conservación de sus documentos, con el fin de asegurar tanto su negocio como su reputación”.

Durante la reunión, el letrado de Eversheds desgranó los requerimientos en cuanto a retención de documentos según áreas de actividad – mercantil/financiera, recursos humanos, seguros, sanidad/farmacéutico, transporte y comunicaciones electrónicas -, explicando dentro de cada una de ellas los diversos tipos de documentos que estos sectores generan normalmente e indicando el periodo legal de conservación y la norma que lo regula.

Gonzalo Rivas, director comercial de Iron Mountain España, amplió: “La información que manejan las empresas hoy en día es cada vez mayor, se difunde a través de un número creciente de canales y formatos. Controlarla se hace cada vez más difícil, lo que implica la aparición de retos en la seguridad y en la integración de procesos. La presión regulatoria se añade a esta situación”.

Según Iron Mountain, el 90% de las fugas, pérdidas y problemas de acceso a la información son internos y debidos a un error humano: documentos mal inventariados e ilocalizables, expedientes incompletos, back-ups mal realizados e incapaces de recuperar datos, problemas de acceso a archivos o sistemas, empleados desmotivados o eventualmente malintencionados. La falta de un programa integral de gestión de la información deja a las organizaciones desprotegidas. El coste de recuperar información puede alcanzar los 90 euros por documento.

Rivas recomendó implantar un modelo capaz de gestionar la documentación a lo largo de toda su vida: almacenamiento, escaneado, digitalización, recuperación y destrucción segura. “Las empresas han de ser conscientes de los riesgos a los que se enfrentan si no se toman en serio la custodia de sus documentos, tanto en papel como en formato digital. Recomendamos estos cinco pasos: 1. Tomar conciencia del problema; 2. Elaborar un programa integral de gestión de la información que esté respaldado por la dirección; 3. Cumplir la normativa para minimizar los riesgos regulatorios; 4. Garantizar la conservación y el acceso a los archivos para eliminar los riesgos jurídicos; 5. Gestionar proactivamente los archivos – físicos y digitales – para mantener la situación bajo control y con unos costes razonables”, concluyó el representante de Iron Mountain.

 

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