El secretario de Estado de Administraciones Públicas, Antonio Beteta, y el presidente del Consejo General del Notariado, José Manuel García Collantes, han firmado este viernes un convenio que permitirá la realización de trámites administrativos a través de apoderados o representantes de manera más sencilla, al permitir el intercambio telemático de datos entre el Registro Electrónico de Apoderamientos y el Índice Único Notarial.
En virtud del convenio, los ciudadanos podrán iniciar procedimientos administrativos sin necesidad de aportar una copia auténtica de la escritura de apoderamiento, sino proporcionando el código seguro de verificación asociado al documento notarial.
La representación para actuar en nombre de un tercero ante las administraciones públicas está reconocida en el ordenamiento jurídico, concretamente en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (artículo 32), y en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (artículo 23).
Según datos del Sistema de Información Administrativa, más de 20 millones de tramitaciones de los ciudadanos al año con la Administración General del Estado, requieren de la aportación de poderes de representación o de escrituras públicas de constitución de sociedades.
El Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, consciente de la dificultad que supone para el ciudadano la continua presentación de copias de las escrituras notariales para iniciar procedimientos administrativos, ha desarrollado una plataforma tecnológica que permitirá el intercambio telemático de datos entre el Registro Electrónico de Apoderamientos y el Índice Único Notarial. El Convenio firmado por el secretario de Estado de Administraciones Públicas y el presidente del Consejo General del Notariado regula las condiciones en las que se llevará a cabo este intercambio de datos.
En virtud de este convenio, el Consejo General del Notariado, a través de ANCERT (la Agencia Notarial de Certificación), informará al Registro Electrónico de Apoderamientos (REA), previa solicitud de la Administración General del Estado, de la capacidad de actuar de un ciudadano en nombre de otro (persona física o jurídica), como su representante o como administrador de la sociedad.
Para ello, se remitirá una copia electrónica de la escritura de apoderamientos, acompañada de una ficha de información, con los datos identificativos del documento notarial, del poderdante y del apoderado y de las facultades otorgadas. En dicha copia, se incluirá un código seguro de verificación (CSV) para que cualquier organismo de la Administración pueda acceder al sistema de consulta y conocer si el poder sigue vigente y no ha sido revocado total o parcialmente.
En consecuencia, los ciudadanos podrán iniciar procedimientos administrativos, de manera electrónica o presencial, en nombre de otras personas físicas o jurídicas, sin necesidad de aportar una copia auténtica de la escritura de apoderamiento, sino proporcionando el código seguro de verificación asociado al documento notarial. La Administración, a partir de este CSV, y accediendo al servicio habilitado por este convenio, podrá acceder a la copia digitalizada del poder, a la vez que verifica en tiempo real la subsistencia del poder otorgado.
A través de este sistema de remisión telemática de documentos públicos notariales de apoderamiento y sus revocaciones al Registro Electrónico de Apoderamientos, se agilizará para el ciudadano la gestión de los trámites y otras actuaciones ante la Administración, dando mayor seguridad jurídica a la tramitación de los procedimientos administrativos.
Sin duda una buena noticia que me permite una llamada a la transparencia administrativa en cuanto al conocimiento por la ciudadania del conjunto de convenios (en amplio sentido) que suscribe nuestra administración.
La noticia de que se ha celebrado tal o cual convenio, acuerdo, protocolo, memorando siempre es de agradecer pero lo que una buena y transparente gestión exige es el conocimiento de las cláusulas contractuales, de los pactos realizados. El convenio es ley interpartes y las leyes se publican integramente. Hecho de menos la creación de registros electrónicos específicos -estatales, autonómicos, locales- bien clasificados por materias donde consultar la totalidad del contenido de los convenios que se suscriben, que no son pocos.
Se habla de la Administración General del Estado. ¿será aplicable el acuerdo a las comunidades autónomas y a los ayuntamientos?
En los trámites ante las administraciones, los poderes notariales son necesarios para algunas actuaciones concretas (por ejemplo, para firmar contratos en representación de una empresa). Ahora bien, los poderes notariales no son necesarios para otras actuaciones administrativas como formular solicitudes, interponer recursos, desistir de acciones y renunciar a derechos en nombre de otra persona, ya que en estos casos basta conferir la representación en un documento (incluso en la instancia) o en una declaración ante la administración (articulo 32 de la Ley 30/1992).